Reporting des bénéficiaires

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Reporting : comment utiliser le système SMILE

Les bénéficiaires sont généralement tenu·e·s de rendre un rapport sur leur projet tous les 6 mois. La périodicité du reporting est définie pour chaque subvention lors du processus précontractuel, et précisée dans l’Accord de Financement.

Nous voudrions que le reporting soit l’occasion, pour nos bénéficiaires, de faire un point avec leurs équipes, communautés bénéficiaires et partenaires (selon les cas) et de prendre le temps de réfléchir aux retours d’expérience et enseignements du projet.

Ces rapports sont rédigés via notre plateforme en ligne SMILE. Nous vous ferons parvenir sous peu des informations complémentaires concernant l’accès à cette fonction sur SMILE. Dans l’immédiat, vous trouverez ci-dessous un aperçu de ce que nous attendons de votre reporting.

À noter : si vous êtes bénéficiaire d’une subvention Opportunité ou Innovation , vous pourrez discuter de votre premier rapport (à mi-parcours de votre projet) via SKYPE ou par téléphone avec votre référent·e plutôt que de le soumettre en ligne. En fin de projet, vous devrez dans tous les cas télécharger votre rapport final sur SMILE.

Informations générales

Une série d’informations issues de votre demande de fonds s’affichera afin de vous donner, ainsi qu’à votre référent·e, une vue d’ensemble de votre projet. Nous vous demanderons alors de vérifier ces informations et d’ajouter les informations manquantes ou actualisées. Nous vous demanderons également de nous communiquer régulièrement les avancées au regard des conditions spéciales techniques et/ou financières de votre projet, s’il y en a. 

Résultats

Cette section concerne les résultats de mise en œuvre obtenus sur la période écoulée. Nous vous demanderons :

  • Votre ressenti sur l’avancement du projet et si vous avez été confronté·e à des changements importants de votre contexte d’intervention ;

  • le nombre total d’individus ayant bénéficié du programme et une estimation par groupes spécifiques (tels que LGBTI, travailleur·se·s du sexe, survivant·e·s d’actes de violence, filles mariées avant 18 ans)

  • une mise à jour des progrès réalisés par rapport aux résultats prévus pour chaque indicateur. Vous pourrez préciser pour chaque indicateur s’il a été atteint, s’il est en bonne voie ou en retard. Un espace sera réservé à de courts commentaires pour chaque résultat et aux pièces justificatives corroborant ces résultats

  • Si vous décidez de modifier vos résultats ou vos indicateurs, nous vous demanderons de nous en informer pour que votre référent·e puisse discuter avec vous de ces changements

  • En ce qui concerne les activités du projet, comme pour les résultats, nous vous demanderons d’indiquer si vous avez réalisé les activités prévues, si elles sont en cours ou ont pris du retard. Un espace sera réservé à vos commentaires pour chaque activité 
 
Enseignements et retours d’expérience

Nous nous intéressons à vos réussites, mais aussi aux difficultés que vous avez rencontrées, afin de capitaliser vos retours d’expérience et vous aider à les partager avec d’autres bénéficiaires. Dans cette section, nous vous demanderons de :

  • Fournir des informations sur les succès et les difficultés rencontrés durant la période écoulée, ce que vous avez appris de cette expérience et quelles décisions ont été prises en conséquence

  • Partager des récits de changements impulsés grâce à votre subvention

  • Rendre un rapport sur les partenariats et activités de partage des connaissances auxquels vous avez participé, avec d’autres bénéficiaires AmplifyChange ou des acteurs externes. Nous nous intéressons aussi à votre stratégie médiatique et vous demanderons quelques détails sur la présence de votre projet sur les réseaux sociaux et diverses plateformes médiatiques (Twitter, Facebook, etc.)

  • Nous souhaitons encourager nos bénéficiaires à imaginer des manières inventives de présenter les principales réussites et les enseignements de leur projet. Ainsi, nous vous offrons la possibilité de télécharger ou fournir un lien vers divers produits multimédias (photos/courtes vidéos/podcast etc.) pour promouvoir votre travail

  • Nous souhaitons vivement savoir ce que vous pensez de nous en tant que Gestionnaire de Fonds. Pour cela, chaque fois que vous nous ferez parvenir un rapport, nous vous demanderons votre opinion sur divers aspects de nos activités, tels que la réactivité pour répondre à vos demandes, la qualité de nos systèmes et du soutien technique
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