Reporting technique

Nous demandons à nos bénéficiaires de transmettre leur reporting de projet tous les six mois, conformément au calendrier intégré à votre Accord de financement.

Si vous êtes un bénéficiaire Opportunité, votre premier rapport (à mi-parcours) se fera par Skype ou téléphone avec votre référent·e, plutôt qu’en ligne. Votre rapport final (au terme de la période de subvention) devra en revanche être réalisé sur SMILE.

Le reporting est l’opportunité pour chaque organisation de se rapprocher de ses équipes, bénéficiaires et partenaires (le cas échéant) pour revenir sur l’expérience acquise et les enseignements du projet.

Le reporting doit généralement être transmis via notre plateforme de gestion en ligne (SMILE). Vous recevrez par email des instructions détaillées à cet effet. Si l’adresse email de contact associée à votre subvention change, nous vous remercions de nous en informer dès que possible afin de la mettre à jour dans le système : à défaut vous risqueriez de ne pas recevoir l’email vous informant de l’ouverture du dépôt des rapports. En attendant, vous pouvez obtenir un aperçu des éléments que nous vous demanderons dans votre reporting.

Vous pouvez télécharger ici un modèle de rapport technique, pour information uniquement.

Comment transmettre son reporting par le système SMILE

Informations contextuelles et aperçu du projet

Les données de base concernant votre subvention sont affichées sous forme d’aperçu du projet, à votre attention et celle de votre référent·e.

Il vous sera demandé de vérifier ces informations, que vous pourrez actualiser si besoin. Il vous sera également demandé de rendre compte des avancées relatives à d’éventuelles conditions spéciales techniques et financières, listées à l’Annexe 1 et 2 de votre Accord de financement.

Résultats

Cette section concerne les résultats de la période de reporting précédente.

Vous devrez rendre compte de :

  • Votre sentiment quant à la progression du projet, et d’éventuels changements de votre contexte d’intervention
  • Le nombre total de personnes ayant bénéficié de votre projet, avec une description estimative des segments de population concernés (ex : communautés LGBTI, travailleur·euse·s du sexe, victimes de violence, filles mariées avant 18 ans).
  • Le degré d’avancement par rapport à vos résultats intermédiaires prédéfinis pour chaque indicateur. Vous pourrez détailler pour chaque indicateur si l’objectif a été atteint, s’il est en bonne voie ou a pris du retard. Un espace est prévu pour vos commentaires au sujet de chaque indicateur, et vous pourrez également téléverser des documents justificatifs.
  • Si vous envisagez de modifier certains indicateurs ou résultats intermédiaires, vous pourrez discuter de ces changements avec votre référent·e.
  • Le degré d’avancement des activités prévues par votre Plan de Travail, en précisant si elles sont achevées, en bonne voie ou en retard. Un espace est prévu pour vos commentaires relatifs à chaque activité.

Capitalisation de connaissances

Nous sommes très intéressés par vos retours sur vos réussites, mais aussi sur les défis que vous rencontrez ; ainsi nous pouvons apprendre grâce à votre travail et vous aider à partager votre expérience avec d’autres.

Dans cette section, nous vous demandons de :

  • Donner des détails sur les réussites et les défis marquants de la période écoulée, les actions que vous avez mises en place en conséquence et ce que vous en avez retenu.
  • Partager des récits témoignant des changements obtenus grâce à votre projet
  • Décrire, s’il y en a, les nouveaux partenariats et activités de partage de connaissance que vous avez engagés avec d’autres bénéficiaires AmplifyChange ou des acteurs externes. Nous sommes également intéressés par votre couverture médiatique, et vous demanderons de décrire l’activité de votre projet sur les différents réseaux sociaux (Twitter / Facebook etc.)
  • Réfléchir à des façons innovantes et attractives de présenter vos réussites et les leçons du projet. Vous aurez la possibilité de téléverser ou d’insérer un lien vers des contenus audiovisuels (photo, courte vidéo, podcast etc.) qui mettent en valeur votre travail.