5. Reporting technique

Une fois votre accord de subvention signé et le premier paiement reçu, votre subvention peut commencer. Votre point de contact sera votre gestionnaire de subvention, qui travaillera en étroite collaboration avec l’équipe de gestion de risque fiduciaire chez AmplifyChange et votre agent de subvention.

Les rapports donnent l’occasion à tous les bénéficiaires d’AmplifyChange de se réunir avec leurs équipes, leurs bénéficiaires et leurs partenaires pour réfléchir à l’expérience et aux leçons tirées du projet. Nous demandons à tous les bénéficiaires d’AmplifyChange de faire un rapport de leur projet tous les six mois. Ce processus est décrit dans votre accord de subvention.

Nous vous enverrons un courriel un mois avant la date de soumission de votre rapport dans le Portail de subventions, qui comprendra des instructions sur la façon d’accéder à votre rapport en ligne. Si votre courriel de contact venait à changer, il faut nous en informer immédiatement afin que nous puissions mettre à jour notre système. Sinon, vous risquez de manquer des courriels importants. Vous pouvez voir un aperçu de ce que nous vous demanderons de déclarer dans le menu ci-dessous. Vous pouvez également télécharger un exemplaire de notre modèle de rapport technique.

Veuillez-vous référer à la section « Procédures Financières » pour plus d’informations sur vos rapports financiers et des formulaires types.

Comment transmettre son reporting par le système SMILE

Informations contextuelles et aperçu du projet

Les données de base concernant votre subvention sont affichées sous forme d’aperçu du projet, à votre attention et celle de votre référent·e.

Il vous sera demandé de vérifier ces informations, que vous pourrez actualiser si besoin. Il vous sera également demandé de rendre compte des avancées relatives à d’éventuelles conditions spéciales techniques et financières, listées à l’Annexe 1 et 2 de votre Accord de financement.

Résultats

Cette section concerne les résultats de la période de reporting précédente.

Vous devrez rendre compte de :

  • Votre sentiment quant à la progression du projet, et d’éventuels changements de votre contexte d’intervention
  • Le nombre total de personnes ayant bénéficié de votre projet, avec une description estimative des segments de population concernés (ex : communautés LGBTI, travailleur·euse·s du sexe, victimes de violence, filles mariées avant 18 ans).
  • Le degré d’avancement par rapport à vos résultats intermédiaires prédéfinis pour chaque indicateur. Vous pourrez détailler pour chaque indicateur si l’objectif a été atteint, s’il est en bonne voie ou a pris du retard. Un espace est prévu pour vos commentaires au sujet de chaque indicateur, et vous pourrez également téléverser des documents justificatifs.
  • Si vous envisagez de modifier certains indicateurs ou résultats intermédiaires, vous pourrez discuter de ces changements avec votre référent·e.
  • Le degré d’avancement des activités prévues par votre Plan de Travail, en précisant si elles sont achevées, en bonne voie ou en retard. Un espace est prévu pour vos commentaires relatifs à chaque activité.

Capitalisation de connaissances

Nous sommes très intéressés par vos retours sur vos réussites, mais aussi sur les défis que vous rencontrez ; ainsi nous pouvons apprendre grâce à votre travail et vous aider à partager votre expérience avec d’autres.

Dans cette section, nous vous demandons de :

  • Donner des détails sur les réussites et les défis marquants de la période écoulée, les actions que vous avez mises en place en conséquence et ce que vous en avez retenu.
  • Partager des récits témoignant des changements obtenus grâce à votre projet
  • Décrire, s’il y en a, les nouveaux partenariats et activités de partage de connaissance que vous avez engagés avec d’autres bénéficiaires AmplifyChange ou des acteurs externes. Nous sommes également intéressés par votre couverture médiatique, et vous demanderons de décrire l’activité de votre projet sur les différents réseaux sociaux (Twitter / Facebook etc.)
  • Réfléchir à des façons innovantes et attractives de présenter vos réussites et les leçons du projet. Vous aurez la possibilité de téléverser ou d’insérer un lien vers des contenus audiovisuels (photo, courte vidéo, podcast etc.) qui mettent en valeur votre travail.

Télécharger un exemplaire de notre modèle de rapport technique