3. Pré contratualisation
Lors de votre audit, vous travaillerez en étroite collaboration avec votre gestionnaire de subvention pour vous assurer que la conception de votre projet soit solide et que des mesures de surveillance et d’évaluation appropriées soient en place. Nous nous attendons à ce que la phase de pré contrat entre deux et quatre mois, selon les besoins. La finalisation de cette étape conduira au transfert des fonds.
La phase de pré contrat comprend les étapes suivantes :
- Rencontre avec votre gestionnaire de subvention pour discuter des objectifs et des indicateurs, du plan de travail, du budget et de toute autre exigence, en fonction de l’audit préalable.
- Votre organisation applique les conseils vus en réunion, puis renvoie la nouvelle documentation à AmplifyChange
- Approbation de la documentation
- Signature de l’accord de subvention
- Envoi de votre premier paiement
La première étape : la rencontre avec votre gestionnaire de subvention
La rencontre avec votre gestionnaire de subvention est la première étape. Au cours de cette réunion, la conception technique de votre projet, décrite dans votre formulaire de candidature, sera examinée en même temps que la conformité financière.
Les principaux sujets de discussion au cours de la réunion de conception sont les suivants :
- L’objectif principal de votre projet
- Les résultats escomptés (objectifs et indicateurs)
- Votre plan d’action
- Le budget du projet
- Les recommandations à la suite de l’évaluation de gestion financière
- La confirmation des coordonnées bancaire
Après la discussion, vous travaillerez avec votre gestionnaire de subvention pour finaliser les documents clés. Une fois que la conception de votre projet et les documents à l’appui auront été approuvés et qu’une date de début de subvention aura été convenue, vous passerez à la signature de votre accord de subvention. Vos agents de subvention vous aideront dans ce processus.
Après la signature de votre accord de subvention, votre premier transfert sera traité conformément à l’accord : il s’agit habituellement de la première tranche de 6 mois plus un fond de caisse représentant 2 mois de financement mensuel moyen (montant de votre subvention divisé par la durée de votre subvention en mois).
Pour obtenir de plus amples renseignements sur la sélection des objectifs et des indicateurs et pour vous assurer que votre projet ait l’impact voulu, veuillez consulter notre guide d’utilisateur ci-dessous.
Guide utilisateur 1: comprendre la Théorie du Changement et les indicateurs
