Comment utiliser le télétravail comme stratégie d’adaptation pendant une crise sanitaire
Écrit par Babacar Dieye, Reseau Africain pour l’Education et la Sante (RAES), Senegal
Ce guide a été rédigé en 2020 en réponse à la pandémie de COVID-19.
Certaines des informations ne seront pas aussi pertinentes pour la situation actuelle, mais nous pensons que ce guide offre des conseils utiles aux défenseur·euse·s des DSSR.
Pouvez-vous décrire la situation à laquelle votre organisation a été confrontée dans le cadre d’une crise sanitaire
Face aux premiers signes de l’épidémie du Covid-19, le Gouvernement du Sénégal a pris le 14 mars 2020 des mesures de contention de la propagation du virus, en interdisant les réunions. Dès cette annonce, la Direction du RAES a demandé à ses collaborateur·rice·s de cesser les activités de terrain auprès des bénéficiaires jusqu’à nouvel ordre. Dans ces circonstances, notre organisation s’est tournée vers le télétravail pour tenter de poursuivre ses activités dans toute la mesure du possible.
Comment avez-vous abordé ce problème et quels changements avez-vous entrepris?
Pour mettre en place un télétravail efficace, nous avons eu recours à un ensemble varié d’outils de télécommunication et avons désigné au sein de l’équipe administrative un groupe spécial chargé de coordonner cette nouvelle approche. Parmi les outils que nous utilisons:
- Google Drive, qui permet aux membres d’une équipe de visualiser et commenter les documents mis en commun;
- Zoom, une plateforme audio et de visioconférence au service de la collaboration, qui peut s’installer sur ordinateur portable, téléphone et téléphone portable;
- Slack, une messagerie alternative aux emails à laquelle toute l’équipe peut se connecter, pour entretenir une vision commune de ce qui se passe et des progrès réalisés;
- Les emails pour les messages habituels; et
Zoom, Slack et Skype proposent tous une version gratuite et une version payante, avec davantage de fonctionnalités.
Tous ces outils peuvent également servir à communiquer avec les partenaires et les bailleurs. Par ailleurs, nous avons autorisé certain·e·s collaborateur·rice·s des services administratifs et financiers à venir au bureau deux fois par semaine pour traiter les affaires indispensables et les urgences, notamment la gestion des fournisseurs, les achats et les factures.
Quels résultats avez-vous obtenus?
Depuis que nous utilisons le télétravail, ces outils de communication ont facilité nos échanges et nous ont permis de poursuivre autant d’activités que possible. Grâce à Zoom, par exemple, nous organisons une réunion hebdomadaire avec l’ensemble de l’équipe, où chacun·e rend compte des avancées du projet sur lequel il/elle travaille. Les autres tâches sont coordonnées par email entre les responsables de projet, la Directrice et nos partenaires et bailleurs. Sur le plan administratif, nous avons respecté notre calendrier de reporting financier vis-à-vis de nos bailleurs.
Qu’avez-vous appris de cette expérience?
Le Covid-19 a bousculé nos habitudes de travail. Face au risque d’épidémie, nous avons dû réfléchir à des solutions de travail capables de sauvegarder autant que possible la continuité de nos activités. Dans ces circonstances inédites, nous nous sommes adapté·e·s en mettant en place des stratégies basées sur le télétravail.
Quant aux défis rencontrés, la plupart de nos collaborateur·rice·s n’avaient jamais utilisé Zoom auparavant, donc nous avons dû les former à la bonne utilisation de l’outil pour qu’ils et elles puissent pleinement participer aux réunions d’équipe.
A ce jour, cette stratégie fonctionne et nous a permis de poursuivre de nombreuses activités.
Quels conseils donneriez-vous à quelqu’un qui serait dans une situation similaire?
Tournez-vous vers des outils de communication (Google Drive, Zoom pour les réunions d’équipe, Slack pour une messagerie instantanée avec toute votre équipe, les emails pour les messages habituels, Google Meet et Skype) pour faciliter les échanges avec votre équipe et vos partenaires.
- Planifiez une réunion hebdomadaire avec votre équipe au complet (responsables de projet, direction administrative et financière) pour discuter des projets en cours.
- Privilégiez le partage de documents sur Google Drive. L’objectif est de centraliser vos documents sur une plateforme unique à laquelle toute votre équipe peut avoir accès. Ainsi, toutes les personnes concernées pourront travailler collectivement sur les documents importants : termes de référence, rapports techniques, etc.
- Mettez en place un groupe spécial pour organiser les passages au bureau de l’équipe administrative et financière, afin que les questions urgentes telles que le paiement des fournisseurs, les rapports, la facturation, entre autres, continuent d’être traitées.
- Prenez le temps de former votre personnel aux outils de télétravail qui sont nouveaux pour elles/eux, afin qu’ils/elles en tirent le meilleur parti.
- Gardez le contact aussi souvent que possible avec vos partenaires de terrain et vos bailleurs, pour rester informée en temps réel de l’évolution du Covid-19 dans différents pays.
Babacar Dieye, Reseau Africain pour l’Education et la Sante (RAES), Senegal
Babacar Dieye est responsable de projet pour l’ONG Réseau Africain pour l’Education et la Santé (RAES) au Sénégal. Il est titulaire d’un Master en Conception de Projets de Coopération de l’Université de Poitiers en France. Babacar gère pour le RAES différents projets financés par AmplifyChange. Membre actif de l’ONG, il participe à son développement interne.
