Comment prévenir la fraude et les malversations au sein de votre organisation
Écrit par Musu Bakoto Sawo, coordinatrice nationale de Think Young Women, Gambie
Pouvez-vous décrire dans quel contexte votre organisation est entrée en contact avec AmplifyChange?
En novembre 2020, Think Young Women et le Réseau pour les Droits Sexuels et Reproductifs ont reçu une subvention Renforcement de 64 000 Euros de la part d’AmplifyChange, en soutien à un projet dans le domaine des droits et de la santé sexuels et reproductifs axé notamment sur l’avortement.
Avant notre collaboration avec AmplifyChange à l’occasion de cette subvention, Think Young Women n’avait pas de politique de prévention de la fraude, en-dehors de quelques clauses figurant dans nos procédures financières et administratives. A l’issue de l’audit préalable, nous avons dû développer des politiques de protection des lanceur·euse·s d’alerte, de lutte contre la fraude et de prévention de la corruption, tout en étoffant notre politique financière existante. L’équipe financière d’AmplifyChange nous a aidé·e·s en commentant nos versions préparatoires. Nous avons maintenant des règles et des politiques solides de prévention de la fraude, à notre grande satisfaction.
Que faites-vous dorénavant pour prévenir la fraude et les malversations au sein de votre organisation?
Pour commencer, nous avons ajouté à notre politique antifraude et anticorruption des définitions claires, précisé sa portée et bien défini les responsabilités de chacun·e (de la Direction aux bénévoles et partenaires externes).
Nous avons également intégré à notre politique de protection des lanceur·euse·s d’alerte des mécanismes et procédures qui faciliteront les signalements en cas de fraude ou de malversation. Nous avons décrit avec précision le processus d’enquête et de suivi à déclencher, par la personne appropriée, dans une telle situation.
Nous avons également créé un environnement dans lequel les employé·e·s peuvent signaler sans crainte toute suspicion de fraude. Cette « politique de la porte ouverte » est un gage de transparence.
Une fois ces politiques en place, nous avons formé notre personnel et nos partenaires à les appliquer, pour qu’ils et elles puissent reconnaître les pratiques frauduleuses et les signaler sans délai.
Nous avons amélioré nos procédures financières en accentuant la séparation des fonctions dans nos processus quotidiens.
Par exemple, dorénavant l’agent financier initie les paiements via un Bon d’Achat, qui doit être validé par le ou la responsable du budget ou du programme en question. Le/la Responsable financier·ère confirme ensuite si cette dépense est budgétisée et si elle entre dans les limites budgétaires autorisées par le bailleur ou le cadre de dépenses validé. Après confirmation, le/la Responsable financier·ère transmet au/à la Coordinateur·rice National pour validation. Après quoi le règlement est effectué par chèque ou virement bancaire. Ce processus nous a aidé à prévenir les fraudes.
En quoi la mise en œuvre des mesures/recommandations demandées par AmplifyChange vous a-t-elle aidé·e·s en tant qu’organisation ? Quels bénéfices en avez-vous tirés?
Le fait d’avoir mis en place ces procédures, grâce à AmplifyChange, a rendu par la suite les processus d’audit par d’autres bailleurs beaucoup plus faciles. Think Young Women a multiplié les candidatures à des financements en mettant en avant ces politiques pour obtenir une réponse favorable.
Quels conseils donneriez-vous à une organisation qui serait dans une situation similaire?
Si vous trouvez difficile de rédiger vos propres politiques, inspirez-vous des bonnes pratiques et adaptez-les à votre organisation.
Et en ce qui concerne les décisions financières et les règlements :
- Séparez toujours les fonctions, autrement dit, la personne qui fait la demande doit être différente de celle qui vérifie et de celle qui valide.
- Prévoyez au moins deux signataires pour chaque compte bancaire
- Fixez une limite au montant que l’organisation peut détenir en espèces
- Payez par chèque, en particulier les entreprises.
Qu’avez-vous appris de cette expérience?
Nous avons découvert l’importance de mettre en place de vrais mécanismes de lutte contre la fraude. Nous avons aussi compris que les bailleurs vous prennent plus au sérieux s’ils s’aperçoivent que l’organisation dispose de procédures adaptées qui minimisent le risque d’usage frauduleux des fonds du projet.
Musu Bakoto Sawo, coordinatrice nationale de Think Young Women, Gambie
Musu est coordinatrice nationale de Think Young Women et membre du Réseau pour les Droits Sexuels et Reproductifs. C’est elle qui gère la subvention AmplifyChange.
En tant qu’avocate, elle a efficacement contribué à renforcer différentes organisations, à développer leurs capacités dans le domaine des droits humains et notamment des droits des femmes, et à les aider à se doter d’outils de gouvernance. Chez Think Young Women, elle a co-rédigé les différents outils de prévention de la fraude et des malversations financières au sein de l’organisation.
