Comment mettre en place et officialiser son organisation?

Écrit par Lawrence Kamuchungu et Sarah Chirwa, Dignitate Zambia

Pouvez-vous décrire dans quel contexte votre organisation est entrée en contact avec AmplifyChange?

AmplifyChange est notre plus gros bailleur ces quatre dernières années. Notre organisation a reçu trois subventions d’AmplifyChange :

• Une subvention Opportunité en 2017, axée sur la sensibilisation des médias à la communauté LGBTIA.
• Une subvention Renforcement en 2019, pour remettre en question la stigmatisation et la discrimination induites par le cadre juridique en Zambie à l’encontre des groupes LGBTIA.
• Un renouvellement de subvention Renforcement en 2020, destiné à financer un consortium agissant pour l’accès à des services de DSSR complets adaptés aux travailleur·euse·s du sexe et aux personnes LGBTIA.

Notre équipe a travaillé en lien étroit avec AmplifyChange lors de la phase précontractuelle et de l’audit préalable. Cet exercice s’est révélé extrêmement profitable pour développer les capacités de notre organisation et nous aider à auto-évaluer nos procédures et nos contrôles internes.

Nous avons ensuite communiqué régulièrement avec AmplifyChange tout au long de nos projets subventionnés, par le biais du reporting et d’appels ou visites de suivi.

Qu’avez-vous mis en place, sur recommandation d’AmplifyChange, pour améliorer la viabilité financière de votre organisation?

Lorsque nous avons remporté notre subvention Opportunité en 2017, nous sommes passé·e·s par un organisme parrain pour recevoir les fonds car notre organisation n’était pas encore officiellement déclarée et n’avait pas de compte bancaire.

Parce que nous travaillions sur les lois punitives en vigueur en Zambie contre les personnes LGBTIA et les travailleur·euse·s du sexe, il nous semblait trop risqué de déclarer officiellement notre activité.

Nous n’avions pas d’espace de bureau et notre matériel de bureautique était réduit au strict minimum. AmplifyChange nous a recommandé de faire immatriculer l’organisation et nous a fourni des ressources pour améliorer notre équipement.

En 2018, deux de nos membres ont décidé de se lancer et ont déclaré l’organisation en tant qu’Organisation de la Jeunesse pour la Fourniture de Services dans le domaine de la Santé Publique. Nous avons alors pu ouvrir un compte bancaire à notre nom et candidater à une subvention Renforcement, plus importante.

AmplifyChange a soulevé plusieurs recommandations ou « conditions spéciales » lors de l’audit préalable à notre première subvention Renforcement.

Parmi ces conditions:

• Un Conseil d’administration pleinement fonctionnel
• Engager du personnel qualifié pour renforcer nos équipes (nous sommes passée·s de 3 à 8 collaborateur·rice·s)
• Améliorer le système d’archivage et de traçabilité
• Mettre en place des politiques et procédures de base.

Grâce aux conseils d’AmplifyChange, nous avons réussi à suivre toutes ces recommandations.

En quoi le suivi des conditions demandées par AmplifyChange vous a-t-il aidé en tant qu’organisation? Quels bénéfices pensez-vous en avoir tirés?

Jusqu’à l’arrivée d’AmplifyChange, nous étions une organisation jeune et fragile. Grâce au soutien technique et au renforcement de capacités proposés par l’équipe AmplifyChange, nous avons réussi à renforcer considérablement notre organisation et à gagner en stabilité. Nous sommes désormais une ONG reconnue et bien implantée dans la communauté. Bref, AmplifyChange nous a accompagné·e·s à chaque étape du processus, pour nous aider à parvenir à nos fins.

Notre organisation est devenue éligible à candidater à d’autres financements grâce au renforcement de capacités et aux ressources qu’AmplifyChange nous a apportés. Nous avons également pris confiance en nous collectivement et appris à collaborer avec des organisations plus grandes. Nous pouvons mettre en avant notre historique de travail avec AmplifyChange pour démonter nos capacités à des partenaires potentiel·le·s.

Grâce à notre travail avec AmplifyChange, nous avons pu réunir des membres de communautés locales et des dignitaires religieux pour discuter des enjeux de sécurité qui se posent à la communauté LGBTIA.

Nous avons également approché des acteurs clés, comme des fonctionnaires gouvernementaux, des avocat·e·s et des soignant·e·s, pour contribuer à faire avancer les enjeux importants pour les LGBTIA dans le pays.  

Les subventions reçues nous ont aussi permis d’accroître nos ressources – et de financer, par exemple, la certification de nos comptes et la mise à niveau de nos équipements bureautiques.

Quels conseils donneriez-vous à une organisation qui serait dans une situation similaire?

Une organisation doit avoir une structure digne de ce nom appuyée sur des politiques, des procédures et des contrôles de base, et un système complet de classement et d’archivage. C’est important, dans un premier temps, pour donner confiance aux bailleurs et aux partenaires que vous voulez approcher.

Ensuite, l’organisation aura besoin d’une stratégie claire, avec un calendrier réaliste montrant la direction à suivre et les objectifs à atteindre. Une fois ces éléments en place, l’organisation doit veiller à les suivre scrupuleusement. Le calendrier permettra d’évaluer l’avancement et les réussites.

Nous vous encourageons à faire preuve de résilience. Il y aura des défis et des difficultés. Gérer une organisation n’est pas chose aisée, mais, d’après notre expérience, si vous arrivez à trouver des partenaires fiables et que vous vous concentrez sur la mise en œuvre, cela devient de plus en plus facile.

Qu’avez-vous appris grâce à cette expérience?

Nous avons appris que rien n’est impossible, et qu’il faut toujours essayer. C’est la meilleure façon d’apprendre, et il y a toujours un moyen de faire ce que vous voulez.

Nous avons également appris l’importance de la flexibilité et de la consultation. Le fait d’avoir toujours communiqué avec AmplifyChange pour obtenir de l’aide ou des explications en cas de besoin a été décisif pour la réussite de nos différents projets.

Nous avons atteint des résultats intermédiaires significatifs après avoir mis en œuvre les différentes recommandations d’AmplifyChange et d’autres auditeur·rice·s avec lesquel·le·s nous avons travaillé.

Le processus d’interaction avec AmplifyChange a fait évoluer notre organisation, mais aussi chacun·e d’entre nous. Cela nous a aidé à sortir de notre zone de confort et à nous remettre en question en permanence.

Lawrence Kamuchungu et Sarah Chirwa, Dignitate Zambia

Lawrence Kamuchungu est le Directeur exécutif de Dignitate Zambia Ltd. Activiste pour les droits humains et l’égalité des genres, il porte un vif intérêt à la justice sociale, au bien-être et aux droits de tous les êtres humains. Lawrence se consacre aux communautés LGBTIA+, aux femmes et aux questions de genre depuis plus de dix ans. Dans le cadre des missions et responsabilités de son travail, il suit les enjeux de sexualité et de genre ainsi que le mouvement SOGIESC au niveau national, régional et international.

Sarah Chirwa est Directrice des opérations et Directrice administrative chez Dignitate Zambia Ltd depuis 2020. Elle a fortement soutenu l’institutionnalisation de l’organisation et la mise en place de procédures financières opérationnelles et de processus de gouvernance solides.  Sarah est très engagée dans la planification des projets, leur mise en œuvre et le reporting, ainsi que la préparation des candidatures et les interactions avec les partenaires sur l’ensemble des projets. C’est elle qui s’assure que les projets en cours sont menés à bien. Son rôle consiste également à veiller à ce que l’organisation réponde à ses obligations vis-à-vis de ses bailleurs, bienfaiteur ·rice ·s, parties prenantes, partenaires et membres, sur toutes les questions de gestion de projets et de reporting.