Comment élaborer une politique de gestion des risques et un registre des risques

Écrit par Hyaceinthe Coly, Association du Réseau des Jeunes, Sénégal

Merci de décrire les raisons de votre collaboration avec AmplifyChange

Notre collaboration avec AmplifyChange s’articule autour de la subvention de renforcement des capacités de l’organisation.

Cette collaboration a favorisé une connexion et collaboration directe avec l’équipe d’AmplifyChange qui nous accompagne dans la compréhension et le processus de mise en œuvre du projet « Programme de sensibilisation pour la sante et droits des femmes, Adolescents et Enfants dans les régions de Kolda et Sédhiou » aussi bien au niveau programmatique que financier avec un suivi et un partage des informations au cours du cycle de vie du projet.

Cette collaboration a aussi permis de renforcer la communication et la visibilité du projet. Nous avons principalement communiqué sur nos activités durant leur préparation et leur mise en œuvre sur nos réseaux sociaux en postant des vidéos et des photos. Nous avons également utilisé des supports de communication avec le logo AmplifyChange comme des T-shirts, des affiches et autres produits dérivés qui ont permis au projet et à l’organisation de gagner en visibilité et en crédibilité au sein de la communauté locale.

Quelles mesures votre organisation a mis en place pour gérer au mieux les risques auxquels votre organisation est exposée?

Dans l’établissement du cadre de mise en œuvre du projet, nous avons dû élaborer une politique de gestion des risques et un registre des risques a la suite des recommandations (ou conditions spéciales) formulées par AmplifyChange.

L’équipe financière AmplifyChange nous a particulièrement aidé en nous fournissant des conseils sur comment développer une politique de gestion des risques ainsi qu’un registre des risques incluant tous les risques significatifs auxquels l’organisation pouvait faire face. Nous avons échangé via Zoom ou par courriel. Ils nous ont conseillé sur le format à utiliser et sur les informations essentielles à faire figurer dans ces documents.

Nous avons identifié différentes catégories de risques comme:

• Financier (risque de perte financière du a des couts supplémentaires ou une perte de revenu)
• Contextuel (fait référence a des évènements, des facteurs externes qui affectent les opérations et programmes d’une organisation et qui sont hors de contrôle des individus qui la gouverne)
• Atteinte à la protection des plus vulnérables (fait référence au risque d’abus et de mauvais traitement des groupes les plus vulnérables incluant les enfants)
• Réputationnel (fait référence a un risque de mauvaise perception du public ou des circonstances négatives qui peuvent nuire à la réputation et/ou l’image d’une organisation
• Opérationnel (fait référence a un risque survenant pendant la mise en œuvre quotidienne des activités, procédures ou systèmes d’une organisation

Développer ces deux documents nous a permis de réfléchir en équipe et d’identifier les risques ou problèmes potentiels que pouvait rencontrer l’équipe lors de la mise en place du projet mais aussi de définir des mesures préventives et des actions pour limiter l’impact de ces risques.

Cela nous a aussi permis de renforcer notre vigilance durant le processus d’exécution du projet en nous référant à la politique de gestion des risques comme miroir interne et externe de l’organisation ce qui nous permet d’anticiper sur de potentiel risques liés à l’environnement du projet et d’adapter les moyens aux besoins.

Merci d’expliquer le type de risques auxquels votre organisation a fait face ou a pu potentiellement faire face lors de la mise en œuvre du projet

Nous avons identifié un risque de fraude, un risque lié à la réputation de l’organisation mais aussi un risque lié directement aux thèmes sur lesquels nous travaillons et le type de population avec laquelle nous interagissons (principalement des jeunes adolescents et enfants et adultes vulnérables)

Nous avons également inclus des risques plus opérationnels liés au manque de fonds obtenus par des bailleurs de fonds pour pérenniser nos activités, un manque de ressources humaines sur le terrain et pour finir un risque lié aux thèmes de l’excision et des mariages d’enfants qui sont encore des sujets tabous et sensibles au sein de la communauté.

Qu’est-ce que la mise en place de ses mesures/recommandations vous ont apportés?

Ces documents sur la gestion des risques ont permis à notre organisation d’être mieux préparer à faire face à d’éventuels problèmes, mais aussi à répondre favorablement à d‘autres bailleurs en mettant en avant cette pratique de bonne gouvernance et de rationalisation des ressources allouées.

Cela nous a également permis de renforcer nos partenariats avec d’autres bailleurs étant donné que ses documents faisaient partie des exigences de ses derniers.  

En outre, cela a permis à l’organisation de réallouer de manière plus efficace les ressources financières en fonction des risques identifiés en tenant compte des spécificités de chaque domaine du projet.  

Quels sont vos conseils pour une organisation qui a dû faire face aux mêmes problèmes?

Nous conseillons à tous bénéficiaires d’élaborer une politique de gestion des risques et un registre des risques en privilégiant une diversité des moyens pour faire face à d’éventuels problèmes sur le terrain.

Nous recommandons également de partager le registre des risques avec l’équipe de mise en œuvre afin qu’ils prennent connaissance des risques et soient prêts à y répondre.

Une bonne communication entre les différentes parties impliquées sur le projet (responsables de l’organisation, équipe de mise en œuvre du projet, partenaires et bailleurs de fond) est clé afin de s’assurer d’une approche globale des risques rencontres par l’organisation

Qu’avez-vous appris de cette expérience?

Nous avons appris à renforcer les capacités techniques et managérial de l’équipe sur la gestion de l’environnement du projet, de s’adapter au contexte et de mettre en place les moyens pour répondre aux menaces.

Ces mesures sont revisitées à chaque étape de la mise en œuvre du projet sous la supervision du chef de projet qui veille au bon déroulement du projet.

La participation des membres de l’association dans la prise de décision est aussi un élément déterminant dans l’anticipation et la résolution de problèmes potentiels. Cette articulation de la gestion des risques relève d’une politique appropriée à l’environnement de travail du projet.

Hyaceinthe Coly, Association du Réseau des Jeunes, Sénégal

Hyaceinthe Coly est le Secrétaire exécutif de l’Association du Réseau des Jeunes et coordonne le projet financé par AmplifyChange. En tant que chef de projet, il travaille avec une équipe dynamique et veille au respect des clauses du contrat dans la planification et la mise en œuvre du projet tant d’un point de vue technique que financier. Son expérience en gestion de projets, lui permet de travailler avec succès au sein d’une équipe diversifiée de talent. Il milite pour la cause des femmes et des filles et cela se reflète par son engagement au sein du mouvement HeforShe.