Comment améliorer votre gestion et reporting financiers
Écrit par Zia ur Rehman, AwazCDS-Pakistan
Pourriez-vous décrire un problème concret auquel votre organisation a été confrontée en lien avec le sujet de ce Guide?
Lorsque nous avons débuté en Août 1995, l’une des forces d’AwazCDS-Pakistan tenait à notre utilisation efficace et efficiente des ressources financières disponibles. Toutefois, notre système était centralisé et nos chef·fe·s de projet devaient obtenir la validation de deux niveaux de hiérarchie, à savoir le/la Directeur·rice de projet et le/la Directeur·rice financier·e, pour chaque transaction et dépense, même après l’approbation du budget.
En outre, au moment du reporting il existait toujours des écarts entre les rapports des chef·fe·s de projet et ceux de l’équipe financière, en raison, par exemple, de dépassements de budget sur certains projets ou de réallocation de ressources d’un projet à l’autre. Aussi, du fait de ces systèmes et processus inefficaces, notre reporting financier n’était pas optimisé et les bailleurs pouvaient recevoir des rapports contradictoires sur les dépenses du projet, en fonction de leur auteur·rice.
Comment avez-vous abordé et résolu ce problème?
Afin de résoudre le problème du manque d’efficacité et les incohérences du reporting des dépenses, nous avons revu notre politique et pratiques de gestion financière pour décentraliser les validations financières.
Dorénavant, le/la chef·fe de projet est responsable de la préparation, de l’utilisation et du reporting de son budget. En cas de besoin temporaire de trésorerie, il ou elle s’adresse à un·e autre chef·fe de projet plutôt qu’au Directeur ou à la Directrice financier·e au niveau central.
C’est également le/la chef·fe de projet qui approuve le reporting financier à transmettre aux différents bailleurs et qui répond à leurs demandes.
Quels résultats avez-vous obtenus et quels changements cela a-t-il entraîné?
Nous avons gagné en transparence et amélioré notre capacité à rendre des comptes. Dorénavant, le rôle pilote est entre les mains de l’équipe du projet et non des responsables du Département Opérations ou Finances. Chaque chef·fe de projet est responsable de l’usage efficace et efficient des ressources dont dispose son projet. La pratique de réaffecter des ressources d’un projet à l’autre n’a plus cours, et en conséquence nous recevons moins de sollicitations d’auditeurs ou de bailleurs sur l’affectation des ressources.
Qu’avez-vous appris de cette expérience?
L’une des choses les plus importantes que nous avons apprises est de toujours laisser leur autonomie aux équipes de projet au lieu de concentrer le pouvoir décisionnel dans les mains des équipes financières et Opérations. La décision finale sur l’usage des ressources devrait être prise par un·e chef·fe de projet ou chef·fe d’équipe. Les responsables Opérations et Finances et leurs équipes peuvent avoir une meilleure compréhension des subtilités techniques de la budgétisation et du reporting, mais ils/elles n’ont pas la vision globale de la meilleure allocation des ressources en fonction des besoins des communautés cibles et des bénéficiaires réel·le·s du projet.
Quels conseils donneriez-vous à quelqu’un qui serait dans une situation similaire?
- Faites preuve de confiance en vos collaborateur·rice·s, en décentralisant le pouvoir financier vers les chef·fe·s de projet ou chef·fe·s d’équipe.
- Ne réallouez pas les fonds prévus pour un projet à une autre intervention sans l’avoir auparavant convenu avec les chef·fe·s de projet concerné·e·s.
- Faites toujours approuver votre reporting financier par le/la chef·fe de projet concerné·e avant de le transmettre aux bailleurs.
Zia ur Rehman, AwazCDS-Pakistan
Zia ur Rehman a fondé AwazCDS-Pakistan en 1995 et a joué un rôle central dans le succès du mouvement Ujala, qui s’emploie à soutenir la dynamique en faveur des Droits et de la Santé Sexuels et Reproductifs (DSSR) au Pakistan. Il s’est rendu célèbre en tant que lobbyiste pour le développement, activiste des droits civils et politiques au niveau communautaire, écrivain et poète. Il a présidé la Campagne Leave No One Behind (« Aucun laissé-pour-compte ») pour la mise en œuvre des Objectifs de Développement Durable (ODD) au Pakistan et faisait partie des finalistes du Prix SDG Actions Award (« Action pour les ODD ») 2018. Il a représenté le Pakistan et parlé au nom d’OSC pakistanaises ou asiatiques à l’occasion de différentes conférences locales, nationales, régionales et mondiales, y compris à l’ONU.
