Comment améliorer le management financier de votre organisation?

Écrit par Fotso Tchitchie Constantin Franck, le Responsable Administratif, Financier de Dynamic Femmes, Cameroun

Merci de décrire les raisons de votre collaboration avec AmplifyChange

Nous avons sollicité une collaboration avec AmplifyChange, parce qu’elle soutient des thématiques de défenses des droits des femmes à travers plusieurs axes qui correspondent aux valeurs de notre organisation et à notre vision.     

Depuis 2016, nous avons reçus trois subventions opportunités et deux renforcements dans le domaine des DSSR et plus spécifiquement sur la thématique avortement. Le dernier projet en date est le projet « Mobilisations communautaires pour l’activisme en matière d’avortement, dans les régions méridionales du Cameroun »

Nous avons eu de nombreux échanges avec les équipes techniques et financières d’AmplifyChange au cours du processus d’audit de gestion et de précontrat mais également tout au long des différentes subventions par le biais d’appels zoom/Skype ou de visites pour veiller au bon déroulement du projet et de sa mise en œuvre.

Comment avez-vous réussi à améliorer le management financier de votre organisation 

A la suite des audits de gestion conduits par l’équipe financière d’AmplifyChange pour les subventions opportunités, plusieurs recommandations (conditions spéciales) ont été formulées que nous nous sommes assurés de mettre en place afin d’améliorer le management financier de notre organisation au quotidien.

Ces recommandations incluaient notamment :

• La mise en place de politiques pour limiter les risques liés à la fraude et aux conflits d’intérêts
• La mise en place et respect des politiques cadre comme un manuel des procédures financières, une politique RH, une politique d’achat

A la suite de la mise en place de ces recommandations, nous avons pu avoir accès à un financement de la part d’AmplifyChange plus important au travers d’une subvention Renforcement.

L’audit de gestion réalisé par l’équipe financière d’AmplifyChange pour cette subvention renforcement ainsi que les audits réalisés au cours de la subvention ont mis en lumière d’autres aspects à renforcer comme mentionnées ci-dessous :

• Le renforcement des mesures de contrôle interne notamment une séparation claire des fonctions législatives et opérationnelles dans la revue et la validation des paiements ou factures par exemple
• Mise en place d’outils de gestion comme un logiciel de comptabilité, un logiciel de gestion des données ou la mise en place de feuilles de temps
• La mise en place des procédures claires de gestion des coûts indirects et des fonds propres
• Une bonne documentation des dépenses ainsi que la validation de ces dépenses par les équipes projet.

Qu’est-ce que la mise en place de ses mesures/recommandations vous ont apportés?

La mise en place des recommandations nous a permis d’avoir une gestion plus transparente, efficace et efficiente.

• Une plus grande maitrise des coûts de nos différentes activités ; il est désormais possible par exemple de déterminer la part de charges indirect consommé par chaque projet ;
• Un renforcement de nos mesures de contrôle interne : c’est le cas notamment de la mise en place d’un registre comptable qui a été mis sur pieds et dans lequel la comptable enregistre chronologiquement les opérations d’entrée et sortie d’argent avant de les matérialisés dans le logiciel comptable SAGE SAARI.

Quels sont vos conseils pour une organisation qui a dû faire face aux mêmes problèmes?

Nous recommandons à cette organisation de mettre en place des procédures et contrôles clés qui seront clairement documentes dans politiques cadres par cycle : Finance, RH, Achat.

Nous recommandons également de veiller a une bonne séparation des taches dans la revue et validations des contrôles ou procédures mise en place.

Nous recommandons également la mise en place d’outils de gestion et suivi comme mentionné ci-dessus pour aider l’organisation à gérer les informations et données au quotidien.

Qu’avez-vous appris de cette expérience?

De cette expérience, nous avons appris que la mise sur pieds et le respect de bonnes procédures administratives et financières garantissent la bonne gouvernance au sein de l’organisation et donc l’atteinte des objectifs, l’épanouissement du personnel, la limitation des risques de conflits, la crédibilité de l’organisation auprès de ses partenaires, en bref, son développement.

Fotso Tchitchie Constantin Franck, le Responsable Administratif, Financier de Dynamic Femmes, Cameroun

Fotso Tchitchie Constantin Franck est le Responsable Administratif et Financier de Dynamic Femmes.

Né le 13 décembre 1984 à Douala au Cameroun, il est titulaire d’une Licence professionnel en Comptabilité, contrôle et audit de Gestion. Il maitrise des logiciels de comptabilité et gestion comme Sage SAARI, Sybel 100 et 500, Sybel Gestion commerciale et comptabilité 100 et 500.

Il a été tour à tour responsable des services comptables, des ressources humaines, et maintenant responsable administratif et financier.

https://www.facebook.com/associationdynamicfemmes/