Comment améliorer la gestion des comptes financiers de votre organisation
Écrit par Eric Mbabajende, Coordinateur de projet pour Women’s Health and Equal Rights Association Rwanda
Pouvez-vous décrire dans quel contexte votre organisation est entrée en contact avec AmplifyChange?
Women’s Health and Equal Rights Association Rwanda (WHERAR) déploie actuellement un projet intitulé « Mettre en relation les professionnel·le·s de santé pour renforcer le plaidoyer pour les DSSR au Rwanda » financé par une subvention Renforcement d’AmplifyChange.
Ce projet cherche à transformer les normes sociales et les croyances nocives en brisant les tabous au sujet de l’avortement, en mettant fin à la stigmatisation qui entoure l’avortement et en améliorant l’accès aux services d’avortement dans les zones rurales du Rwanda. La stratégie du projet consiste à faire connaître le cadre juridique de l’avortement et à améliorer les plans de plaidoyer, afin que tou·te·s les professionnel·le·s de santé de niveau intermédiaire, une fois formé·e·s, puissent proposer des services d’avortement. Le projet a également pour objectif d’élargir les circonstances dans lesquelles il est légalement possible de recourir à l’avortement.
Le processus d’audit préalable à la signature de notre accord de financement avec AmplifyChange a été une expérience très enrichissante pour WHERAR. Il a permis de souligner plusieurs lacunes, en particulier liées à la gestion financière de l’organisation et aux systèmes en place. L’équipe Risque Fiduciaire d’AmplifyChange nous a donné des recommandations pour y remédier. Et parallèlement, notre équipe a été encouragée de voir qu’AmplifyChange appréciait les processus et procédures que nous avions déjà mis en place à l’époque.
Qu’avez-vous fait pour améliorer la tenue des comptes financiers de votre organisation suite aux recommandations d’AmplifyChange?
Suite à ces recommandations, la direction de Women’s Health and Equal Rights Association Rwanda (WHERAR) a décidé d’investir le temps et les efforts nécessaires à améliorer la tenue de nos comptes.
Nous avons décidé et mis en place les actions suivantes:
- Engager du personnel qualifié : WHERAR a engagé deux personnes fortes d’une expérience et de qualifications dans la gestion de comptes organisationnels. L’une est employée comme Gestionnaire Financier pour superviser les opérations financières de toute l’organisation. L’autre est comptable, avec pour principale mission de produire des rapports projets de qualité à soumettre aux bailleurs.
- Passer d’une comptabilité manuelle (tenue sur Microsoft Excel) à un logiciel professionnel de comptabilité (Quickbooks): la subvention AmplifyChange a permis de financer la mise en place de Quickbooks et de former l’équipe financière à son utilisation. Nous ne préparons plus nos rapports financiers sur des feuilles de calcul Excel, nous utilisons Quickbooks à la place, ce qui est beaucoup plus fiable et plus rapide.
- Mettre à jour et améliorer notre Manuel financier: WHERAR a révisé et actualisé son manuel financier pour qu’il reflète plus clairement les processus et contrôles en vigueur dans l’organisation pour la gestion des ressources financières. Le nouveau Manuel financier explique comment l’organisation gère ses fonds, quels sont les procédures et les délais de reporting, les signataires/validations obligatoires et d’autres points importants en matière de gestion financière.
- Faire certifier nos comptes annuels. Le recours à un cabinet d’audit indépendant, pour vérifier nos états financiers sur une base annuelle et publier des comptes certifiés et un rapport d’audit, fait désormais partie de notre culture collective.
En quoi la mise en œuvre des mesures/recommandations demandées par AmplifyChange vous a-t-elle aidé·e·s en tant qu’organisation ? Quels bénéfices en avez-vous tiré?
L’application des recommandations d’AmplifyChange a clairement été bénéfique pour notre organisation, notamment en rendant WHERAR plus crédible aux yeux d’autres bailleurs.
Par exemple, lors du processus d’audit et d’évaluation financière en amont d’un nouveau projet que nous avons remporté en mars 2021, le bailleur a apprécié nos systèmes financiers, notamment les rapports issus de notre logiciel comptable, les compétences de notre personnel financier qualifié et la qualité de notre Manuel financier. Grâce à cela, nous avons obtenu le financement et espérons pouvoir être plus efficaces que précédemment lors de la mise en œuvre de ce projet.
Le logiciel Quickbooks a facilité notre travail et continue de le faire, en nous permettant de produire des rapports financiers de bonne qualité appréciés par les bailleurs.
Quels conseils donneriez-vous à une organisation qui serait dans une situation similaire?
Voici nos conseils pour améliorer la qualité de vos états financiers :
- Formez votre équipe Finances à la gestion financière et/ou recrutez du personnel qualifié et expérimenté ; c’est décisif pour le succès de votre organisation.
- Pour que votre organisation puisse produire des données fiables qui vous vaudront la confiance des bailleurs, il est vital d’être équipé d’un logiciel professionnel de comptabilité.
- Pour bien encadrer toutes vos opérations financières, il est indispensable d’avoir des documents stratégiques suffisamment complets (en particulier, une politique ou un Manuel financier). C’est d’ailleurs l’une des premières choses demandées par les bailleurs. Le Manuel financier doit détailler clairement les procédures/processus financiers et les contrôles, pour prouver que votre organisation est gérée de façon transparente et rend comptes de ses dépenses.
- Pour gagner la confiance des bailleurs, il est essentiel de produire des rapports financiers de qualité et de les envoyer en temps utile.
- Publier tous les ans des comptes certifiés aide également à démontrer la bonne gestion de votre organisation aux bailleurs.
Qu’avez-vous appris de cette expérience?
Cela a été une expérience très profitable pour Women’s Health and Equal Rights Association Rwanda (WHERAR), qui nous a apporté une opportunité en or de revoir en profondeur nos systèmes financiers, d’identifier les lacunes et d’y remédier.
Sans les recommandations et l’aide d’AmplifyChange, WHERAR n’aurait pas pu identifier et résoudre les manquements dans nos systèmes financiers.
Women’s Health and Equal Rights Association Rwanda (WHERAR) a beaucoup appris du processus d’audit réalisé par AmplifyChange. En appliquant les principales recommandations techniques et
financières, nous avons considérablement renforcé les systèmes financiers de notre organisation.
Eric Mbabajende, Coordinateur de projet pour Women’s Health and Equal Rights Association Rwanda
Eric Mbabajende est Coordinateur de projet pour Women’s Health and Equal Rights Association Rwanda (Association pour la Santé des Femmes et l’Egalité des Droits), connue sous le sigle WHERAR. Il est Docteur en Médecine avec une spécialisation en Santé publique, et a travaillé comme médecin humanitaire pour différentes organisations actives au Rwanda, dont Save the Children International et African Humanitarian Action. Ses missions consistaient essentiellement à améliorer la santé maternelle des femmes déplacées vulnérables et des filles réfugiées au Rwanda, en formant des infirmières et des sages-femmes aux soins post-avortement et à la planification familiale.
Eric est le point de contact du projet AmplifyChange et a largement contribué à la conception, la coordination et la mise en œuvre de la subvention Renforcement de l’organisation. C’est également lui qui a représenté WHERAR pendant l’audit préalable par AmplifyChange.
